Jak napisać zaproszenie, które zachęci gości do przybycia na wydarzenie?

Co to jest zaproszenie?

Zaproszenie to krótka, użytkowa forma wypowiedzi pisemnej, która ma za zadanie przekazać adresatowi/adresatom informację o konkretnym wydarzeniu oraz skłonić go/ich do wzięcia w nim udziału. Najczęściej zaproszenia przygotowujemy z okazji ważnych uroczystości oraz ceremonii, takich jak ślub (zarówno kościelny, jaki i cywilny albo humanistyczny), chrzest, pierwsza komunia święta dziecka. Pisemnym zaproszeniem możemy także uzupełnić ustne zaproszenie na urodziny, imieniny, przyjęcie z okazji rocznicy ślubu. Są to z reguły zaproszenie mniej oficjalne, skierowane do bliskich, dobrze znanych nam osób. Z drugiej strony warto wiedzieć, jak napisać zaproszenie oficjalne, dotyczące na przykład wykładu, odczytu, seminarium, spektaklu, rozpoczęcia lub zakończenia roku szkolnego.

Zwróć uwagę na to, co co musi zawierać zaproszenie

Dobrze napisane zaproszenie powinno przede wszystkim przekazać adresatom informacje niezbędne do wzięcia udziału w organizowanym wydarzeniu. Zwróć uwagę, aby obowiązkowo znalazły się w nim informacje na temat tego, kto zaprasza (nadawca), z jakiej okazji zaprasza, kogo zaprasza (adresat), gdzie zaprasza i kiedy zaprasza. Nadawcą zaproszenia może być jedna lub więcej osób (np. para w przypadku ślubu). Przy określaniu okazji, której zaproszenie dotyczy, należy to zrobić precyzyjnie i w sposób niepozostawiający wątpliwości (np. czy zaproszenie dla danej osoby obejmuje tylko spektakl teatralny, czy także późniejszy bankiet). Adresatem zaproszenia może być jedna osoba lub grupa, a także np. instytucja lub organizacja. Bardzo ważne jest określenie daty i miejsca wydarzenia – z dokładną godziną rozpoczęcia i adresem miejsca, w którym się ono odbędzie.

To są elementy absolutnie konieczne w dobrze napisanym zaproszeniu. Warto także zawrzeć w nim istotne dla adresata informacje uzupełniające: czy trzeba i jaką drogą potwierdzić swoją obecność (ze wskazaniem dnia, do kiedy należy to zrobić), czy są wymagania co do oczekiwanego dress code’u (strój casualowy, strój wieczorowy itp.), czy można przyjść z osobą towarzyszącą. Nie zapomnij także o umieszczeniu w zaproszeniu formuł i zwrotów grzecznościowych, które zachęcą adresatów do wzięcia udziału w ważnym dla nas wydarzeniu.

Najważniejsze zasady pisania zaproszenia

Wiesz już, z czego składa się zaproszenie i których elementów nie może w nim zabraknąć. Aby twoje zaproszenie prezentowało się bez zarzutu, warto także pamiętać o kilku dodatkowych zasadach. Przede wszystkim nie może ono zawierać żadnych błędów językowych. Wystrzegaj się literówek, błędów w trudnych nazwiskach i pomyłek brzemiennych w skutki, na przykład w dacie lub adresie miejsca. Równie istotne jest dostosowanie konwencji tekstu do adresata zaproszenia. Dla najbliższej rodziny, przyjaciół, znajomych z pracy możesz przygotować zaproszenia nieoficjalne, z dużą dawką humoru, grą słowną itp. Z kolei przygotowując zaproszenia dla grupy nieznajomych osób, trzymaj się stylu oficjalnego, unikaj dwuznaczności, żartów, zachowaj poważny wydźwięk i precyzję pisemnej wypowiedzi. Zaimki osobowe oraz zwroty bezpośrednio do zapraszanych osób zapisz wielką literą (np. „Szanowni Państwo”, „chciałbym zaprosić Cię”, „Kochany Dziadku”). Tekst warto poprzedzić nagłówkiem („Zaproszenie”) oraz zakończyć formułą grzecznościową, dostosowaną do adresata (np. oficjalnie: „Bardzo liczymy na Państwa obecność. Z wyrazami szacunku…”, nieoficjalnie: „Nie może Cię tu zabraknąć. Do zobaczenia!”).

Jak napisać zaproszenie na urodziny?

Na swoje urodziny zapraszasz zwykle ważne dla ciebie osoby: członków rodziny, grupę przyjaciół i znajomych. Pamiętaj, aby trzymać się opisanych wyżej zasad, ale ze względu na bliskość relacji możesz dodać do zaproszenia coś, co je wyróżni i wywoła uśmiech na twarzy adresatów: pasujący tematycznie żart, krótki wierszyk, informację o pożądanym stroju nawiązującym do konwencji całej imprezy. Jeżeli zaproszenie adresowane jest do osób starszych lub nieco mniej ci znanych, postaw na serdeczny i bardziej bezpieczny styl wypowiedzi. Pamiętaj, że nie wszyscy uznają za stosowne określenie w zaproszeniu, jaki prezent chciałby otrzymać solenizant. Tę informację lepiej jest przekazać w swobodnej rozmowie. Przy okazji podpowiadamy, że doskonałym pomysłem na prezent dla kogoś bliskiego może być książka dla taty lub przyjaciółki, którą znajdziesz w ofercie Skupszop.pl.

Jak napisać zaproszenie na ślub lub pierwszą komunię świętą?

Ważne wydarzenie i ceremonie, takie jak ślub czy przystąpienie dziecka do pierwszej komunii świętej, wymagają bardziej oficjalnej treści zaproszenia. Oprócz kluczowych elementów zaproszenia, wymienionych powyżej, bardzo często umieszcza się w nich prośbę o potwierdzenie swojej obecności, ponieważ z reguły wydarzeniom tym towarzyszą przyjęcia organizowane w dedykowanych lokalach, restauracjach, domach weselnych. Pamiętaj, aby jasno wskazać, czy adresat zaproszony jest na część oficjalną w kościele lub urzędzie stanu cywilnego oraz na późniejsze przyjęcie, czy tylko na jeden z tych elementów. Unikaj przygotowywania i wręczania zaproszeń w ostatniej chwili – daj swoim gościom możliwość zaplanowana uczestnictwa w uroczystości i przygotowania się do niej. W przypadku singli koniecznie wskaż, czy gość zapraszany jest sam, czy z osobą towarzyszącą. Pozwoli to uniknąć niespodzianek przy zajmowaniu miejsc przy stole. Jeśli szukasz dobrej książki na prezent ślubny, sprawdź naszą ofertę.

Czy odmienia się nazwiska na zaproszeniach?

Wiele osób zadaje sobie pytanie, czy należy odmieniać nazwiska na zaproszeniach. Zgodnie z zasadami języka polskiego, nazwiska staramy się odmieniać, jeżeli tylko jest to możliwe. W przypadku nazwisk polskich nie powinniśmy mieć z tym problemu – zawsze możemy zapytać zapraszaną osobę, jak odmienia się jej nazwisko. Czasami niektórzy preferują swoje nazwiska w formie nieodmienionej i możemy się do tego dostosować, ponieważ nie wynika to z braku wiedzy. Odmiana nazwisk obcojęzycznych może sprawić nieco więcej problemów, ale na szczęście istnieją publikacje, w których możemy sprawdzić obowiązujące reguły. Takie wskazówki znajdziemy między innymi w podręcznikach do kultury języka i „Wielkim słowniku poprawnej polszczyzny”, wydanym nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN.