Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych (z suplementem elektronicznym)

Krajowy System e-Faktur (KSeF), funkcjonujący od 1 lutego 2026 roku, daje możliwość wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Skuteczne wdrożenie tego systemu wiąże się z odpowiednim przygotowaniem jednostki, szczególnie poprzez opracowanie stosownych procedur oraz instrukcji postępowania. Kluczowe jest także podzielenie zadań i uprawnień pomiędzy pracowników. Autor publikacji przedstawia zasady powoływania zespołu wdrożeniowego w jednostce oraz podział zadań między różne referaty i komórki. Analizuje obecny model dokumentowania transakcji i zwraca uwagę na potrzebę delegowania oraz nadawania uprawnień użytkownikom, uwzględniając jednostki podległe i zewnętrzne.Wprowadzenie systemu KSeF wymaga podjęcia decyzji dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów w jednostce, dostosowania wewnętrznych procedur oraz określenia szczegółów technicznych wdrożenia w systemie IT. Po rozpoczęciu obowiązywania KSeF konieczne będzie nadal stosowanie systemu tradycyjnego, obejmującego dokumenty drukowane. Dlatego ważne jest, aby zmodyfikować istniejące procedury dotyczące faktur, w tym zasady korygowania dokumentów w KSeF oraz obsługę faktur wystawianych poza tym systemem.Publikacja oferuje gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, ułatwiające wdrożenie KSeF w jednostce budżetowej. Zawiera między innymi zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, instrukcję dotyczącą zarządzania uprawnieniami, a także instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów KSeF. Wzory te są dostępne w wersji edytowalnej w suplemencie elektronicznym, który wymaga systemu operacyjnego Windows.